Tugas Individu
DASAR-DASAR KOMPUTER
(Ringkasan Excel)
OLEH
IRNAWATI
AI A2 I I 047
(Kelas A)
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH
FAKULTAS KEGURAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS HALUOLEO
KENDARI
20I2
Microsoft
Excel
A.
Pengertian Microsoft Excel
Microsoft Excel
(MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik)
canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan
sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan
mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang
disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel
2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan
fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah
dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office
lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan
dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan
oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software
Microsoft ini.
B. Memulai
Excel 2000
Excel 2000 baru
dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan.
Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;
1. Aktifkan
Komputer terlebih dahulu.
2. Klik tombol
Start yang ada pada batang taskbar.
3. Muncul sejumlah
menu, pilih Program.
4. Klik Microsoft
Excel
5. Tunggu hingga
tampil layar Excel 2000 yang masih kosong.
6. Microsoft Excel
siap untuk digunakan.
C. Mengenal
Elemen Jendral Excel 2000
Setelah Excel
2000 diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama
Book1, seperti berikut:
1. Menu Bar,
berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiapû menu mempunyai
sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit,
akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan
menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari :
a.
Menu ini dapat dipilih dengan Mouse
atau menggunakan tombol kombinasi ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara
bersamaan. Misalkan kita akan memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT
jangan dilepas lalu tekan Toolbars
Standard, adalah sederetan icon-icon yang akanûhuruf E. sering digunakan. Toolbar digunakan agar kita
dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat dan mudah. Defaultnya
toolbar ini terdiri dari:
b.
Masing-masing toolbar mempunyai nama
dan fungsi masing-masing, untuk mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan
pointer mouse ke icon yang dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari
icon tersebut.
2. Toolbar
Formatting, adalah toolbar yang sering kita gunakan yangû berfungsi
dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu rata kiri, kanan atau rata tengah,
kita juga bisa cetak tebal, miring atau bergaris bawah, semua ini adalah bagian
dari proses memformat lembar kerja. Standarnya, toolbar ini terdiri dari:
3. Row Heading
(Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris padaû lembar kerja
yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk
sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2000
adalah 65.536 baris.
4. Column Heading
(Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom padaû lembar kerja
yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi
sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom
di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan
menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai
kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang
sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom).
5. Cell Pointer
(penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Selû adalah
perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan
baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A Formula Bar, adalah tempat kita untuk
mengetikkanûdengan baris 1.
rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan
rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai
yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar
kerjaûdiketikkan
=A1+B1 secara vertikal (Vertical Scroll
Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).
D.
Mengakhiri Excel
Jika telah
selesai bekerja dengan Excel 2000, kita dapat menutup atau mengakhirinya dengan
menggunakan Klikv Pilih dan Klik
File, Exit, atau vlangkah-langkah
berikut ; tombol Close (X) yang
terletak pada pojok kanan atas jendela Excel 2000, Klik ganda Icon kontrol menu yang berada pada
pojok kiri atasvatau Tekan tombol Alt+F4 Tunggu beberapa
saat,jendela excel 2000, atau sampai
jendela Excel 2000 ditutup.
E. Bekerja
Dengan Excel 2000
Dalam Excel 2000 kita akan sering berhubungan
dengan kata Sel dan Range. Untuk itu kita jelaskan lagi bahwa SEL adalah
perpotongan antara kolom dengan baris. Sedangkan RANGE adalah gabungan dari
beberapa sel. Misalnya kumpulan sel A1 sampai dengan C10 disebut sebagai range
A1:C10, kita juga bisa menyebutnya dengan range C10:A1.
1.
Mengenal
Tipe Data Pada Excel 2000
Sebelum
melangkah lebih jauh dengan Excel 2000, ada baiknya terlebih dahulu kita
mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri.
a. Tipe Data Alpha
Numerik/Teks Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a – z), simbol
(*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 – 9) yang tidak akan diproses secara
matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri dan
selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang
diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka
tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus
mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001
b. Tipe Data
Numerik/Angka Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu dan tanggal
yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak
boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan
oleh Excel 2000.
c. Tipe Data
Formula Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian,
pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini
merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu digunakan
dalam pengolahan data.
2.
Menggerakkan
Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell Pointer
berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel
yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan
Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang
tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga
sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita
lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk
menggerakan pointer dengan keyboard:
Tombol Fungsi ←
↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah Tab Pindah satu sel ke
kanan Enter Pindah satu sel ke bawah Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri Shift
+ Enter Pindah satu sel ke atas Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang
dipilih Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End
Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan PgUp Pindah satu layar ke
atas PgDn Pindah satu layar ke bawah Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri Alt +
PgDn Pindah satu layar ke kanan Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja
ke tab lembar berikutnya Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab
lembar sebelumnya
a. Memilih Area Kerja
Ø Memilih Sel
Memilih sel cukup dengan meng-klik pada sel yang dituju. (lihat pembahasan
sebelumnya)
Ø Memilih Range
Untuk memilih/mengaktifkan suatu range dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu
a) Menggunakan
Mouse Klik dan tahan mouse di awal range (Ingat : jangan meng-klik
dibagian kanan bawah, karena bagian ini mempunyai fungsi lain) Geser mouse
sampai ke akhir range, Lepaskan
tombol mouse
b) Menggunakan
Keyboard Letakkan penunjuk sel di awal range
Tekan tombol SHIFT dan sorot range dengan menggunakan tanda panah.
Ø Memilih Baris
dan Kolom Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan
dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan kita
ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng-klik huruf A yang
teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin memilih
lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan cara
meng-klik awal kolom/baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir kolom/baris
yang dipilih, baru dilepas.
b. Memasukkan Data Dalam Excel
Ada beberapa
jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data berupa teks,
nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri.
Secara umum cara memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai
berikut ; 1. Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan. 2.
Ketikkan data yang akan dimasukkan. 3. Tekan enter untuk mengakhirinya.
atau tombol PgDn dan PgUp ,.<>_-Kita juga dapat
menggunakan tombol untuk mengakhiri
pemasukan data. Untuk mengedit data yang telah dimasukan dapat digunakan tombol
fungsi F2 dengan cara mengarahkan penunjuk sel ke sel yang dituju lalu tekan
tombol F2, lakukan perbaikan. Gunakan tombol ESC untuk membatalkan pemasukkan
data.
c. Menghapus Data
Untuk menghapus data disuatu sel atau
range tertentu, dapat dilakukan dengan cara ;
Ø Pilih sel atau
range yang datanya akan dihapus
Ø Pilih dan Klik
menu Edit, Clear, Contents Del atau langsung meng-klik tombol Delete. Dengan
langkah diatas, format dan komentar sel tidak akan dihapusnya. Yang dimaksud
dengan format sel/range adalah selain dari isi sel itu sendiri, misalnya garis
tabel, shadow, dll. Sedangkan komentar adalah teks yang dimasukkan pada suatu
sel, jika pointer sel diarahkan ke sel tersebut, maka akan muncul komentar.
Untuk menghapus format sel ini dapat dilakukan dengan memilih Edit, Clear,
Formats dan Edit, Clear, Comments untuk menghapus komentar. Dan pilih Edit,
Clear, All untuk menghapus semuanya (isi, format dan komentar yang terdapat
pada suatu sel/range).
d. Kolom Mengatur Lebar
Lebar kolom pada Excel 2000 dapat kita
ubah sesuai dengan keinginan kita. Ada beberapa metoda yang disediakan oleh
Excel 2000, yaitu:
Ø Mengubah Lebar
Kolom Menjadi Lebar Tertentu Untuk mengubah lebar kolom menjadi lebar tertentu,
dapat dilakukan dengan cara ;
a) Letakkan
Penunjuk sel pada kolom yang akan dirubah, jika kolomnya yang dirubah lebih
dari satu kolom, maka sorotlah seluruh kolom yang akan diubah.
b) Pilih dan klik
menu Format, Column, Width, maka kotak dialog pengubahan kolom akan
ditampilkan,
c) Pada kotak
isian Column Width, ketikkan nilai lebar kolom yang diinginkan.
d) Klik OK untuk
menutup kotak dialog ini.
Ø Mengubah Lebar
Kolom Menggunakan Mouse Mengubah lebar kolom dengan Mouse dapat dilakukan lebih
cepat dibanding dengan cara diatas. Caranya seperti berikut ini ;
a) Arahkan
penunjuk mouse pada batas kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga penunjuk
mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Jika ingin mengubah beberapa
kolom, sorotlah terlebih dahulu kolom-kolom yang diubah, lalu arahkan penunjuk
mouse pada kolom bagian kanan. Ingat : Penunjuk mouse diletakkan disebelah
kanan huruf kolom.
b) Klik dan geser
penunjuk mouse tersebut kekiri atau kekanan sesuai dengan lebar kolom yang
diinginkan.
Ø Mengubah Lebar
Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom
berubah otomatis sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, hal ini dapat
dilakukan dengan cara ;
a) Arahkan
penunjuk mouse pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah. Misalkan
Kolom B, letakkan penunjuk mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut,
sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah.
b) Klik dua kali
pada kondisi penunjuk mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom
tersebut sebelumnya. Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan disesuaikan
dengan data yang terpanjang.
e. Mengatur Tinggi Baris
Untuk mengubah tinggi baris sesuai
dengan kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara:
Ø Letakkan
penunjuk sel pada baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris,
maka sorotlah terlebih dahulu seluruh baris yang akan diubah.
Ø Pilih dan klik
menu Format, Row, Height, sehingga muncul kotak dialog seperti berikut:
Ø Pada kotak Row
Height, isilah sesuai dengan nilai tinggi baris yang diinginkan.
Ø Klik OK sebagai
tanda persetujuan. Untuk lebih cepatnya, kita juga bisa menggunakan mouse untuk
mengubah tinggi baris, caranya:
a) Arahkan
penunjuk mouse pada bagian bawah dari nomor baris yang akan diubah tingginya.
Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah seluruh nomor baris yang akan diubah
tingginya, lalu arahkan penunjuk mouse kebagian paling bawah dari nomor yang
akan diubah tersebut.
b) Klik dan
geserlah mouse ke atas atau kebawah sesuai dengan tinggi yang inginkan.
f.
Membuka
Lembar Kerja Baru
Membuka lembar kerja baru dapat
dilakukan seperti berikut ;
Ø Pilih dan klik
menu File, New atau tekan Ctrl+N, sehingga muncul kotak dialog membuka lembar
kerja.
Ø Pada kotak
dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook.
Ø Klik OK untuk
menutup kotak dialog ini.
Disamping cara diatas, kita juga bisa
membuka lembar kerja dengan meng-klik Icon New ang terdapat toolbars standar.
Cara ini lebih efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas.
g. Membuka Lembar Kerja Yang Telah Ada
Membuka lembar kerja yang telah ada
dapat dilakukan dengan cara ;
Ø Pilih dan klik
menu File, Open atau tekan Ctrl+O sehingga muncul kota dialog membuka file.
Dapat juga dilakukan dengan meng-klik Icon Open Icon terdapat pada toolbars
standar.
Ø Pada tombol
daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan.
Ø Pada kotak
isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka, atau klik nama file yang
terdapat kotak Look In.
Ø Klik Open untuk
membuka lembar kerja tersebut.
h. Menyimpan Lembar Kerja
Untuk menyimpan lembar kerja, dapat
dilakukan dengan cara ;
Ø Pilih dan klik
menu File, Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan.
Ø Pada kotak Save
In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
Ø Pada kotak
isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.
Ø Klik Save untuk
menyimpan lembar kerja.
Setelah melakukan proses diatas, untuk
menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save yang terdapat
pada toolbars standar.
i.
Menyimpan
Lembar Kerja Dengan Nama Lain
Menyimpan lembar dengan nama lain,
biasanya bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat
lembar kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan
disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
Ø Pilih dan klik
menu File, Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As.
Ø Pada kotak Save
In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
Ø Pada kotak
isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.
Ø Klik Save untuk
menyimpan lembar kerja.
F. Menggunakan
Rumus (Formula)
Rumus (Formula) dan Fungsi Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ; Lambang Fungsi + Penjumlahan, – Pengurangan, * Perkalian, / Pembagian, ^ Perpangkatan, % Persentase Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).
1.
Menulis
Rumus
Untuk menulis rumus, ada beberapa cara,
diantaranya (lihat contoh berikut):
a. Menulis rumus
dengan mengetikkan angka langsung
Ø Letakkan
penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas
sel C6)
Ø Pada formula
bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter. Menulis rumus dengan
cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.
b. Menulis rumus
dengan menggunakan alamat sel
Ø Letakkan
penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan (sel C6 misalnya)
Ø Pada formula
bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.
Menulis rumus dengan cara ini sangat
bermanfaat jika datanya sering berubah.
c. Menulis rumus
dengan bantuan mouse
Ø Letakkan
penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas
sel C6)
Ø ketikkan = ,
kemudian pilih dan klik sel C4
Ø Ketik +,
kemudian pilih dan klik sel C5 d. Tekan tombol enter
Menulis rumus dengan cara ini sangat
dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamt sel.
2.
Menggunakan
Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang
sudah disediakan oleh Excel 2000, yang akan membantu dalam proses perhitungan.
kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan
fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat
sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().
Perhatikan kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi untuk
mengolahnya. Cara menulis fungsi
a.
Menulis fungsi secara langsung (manual)
Ø Letakkan
penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas
sel C6)
Ø Ketikkan
=SUM(C4:C5)
Ø Tekan tombol
enter untuk memprosesnya.
Note:C4:C5), SUM adalah fungsi untuk
penjumlahan dan (C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel.
b.
Menulis fungsi dengan memanfaatkan
Paste Function Paste Function adalah salah satu cara untuk menulis fungsi yang
disediakan oleh Excel 2000, dimana kita dipandu untuk menulis fungsi beserta
argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi dan argumennya dapat
terhindar. Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah-langkah berikut:
Ø Letakkan
penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas,
sel C6)
Ø Pilih dan Klik
menu Insert, Function atau klik icon paste function yang terdapat pada toolbar
standar. Maka akan tampil kotak dialog berikut:
Ø Pada daftar
pilihan Function category, pilih dan klik Math & Trig, maka dibagian
Function name akan muncul daftar fungsi matematika dan trigonometri yang
disediakan Excel 2000.
Ø Pilih dan Klik
fungsi SUM karena kita akan menggunakan fungsi ini untuk menjumlahkan. Pada
bagian bawah dari daftar pilihan tersebut ditampilkan sintak penulisan dari
fungsi yang dipilih. Seperti diatas, aturan penulisan fungsi SUM adalah
SUM(number1,number2,…).
Ø Klik OK sebagai
tanda persetujuan, berikutnya akan tampil kotak pengisian argumen dari fungsi,
seperti berikut:
Ø Pada kotak
isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlah, dalam hal ini kita
isikan range C4:C5. Kalau masih ada range yang lain, maka dapat diisikan pada
daftar isian number2. Saran : Dalam pengisian range ini sebaiknya
menggunakan tombol pemilihan range yang terdapat disebelah kanan kotak isian.
Ø Klik OK jika
argumen yang dimasukan telah benar. Maka hasilnya akan ditampilkan pada sel
yang dipilih tadi. (sel C6)
3.
Mengenal
Fungsi
Fungsi yang sering digunakan Dari
gambar kotak dialog Paste Function diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Excel
2000 membagi fungsi berdasarkan kelompok masing, seperti kelompok financial,
date & time, math & trig, statistical, database, dan satu kelompok
untuk fungsi yang sering digunakan (most recently used). Pada bagian ini kita
akan membahas sebagian dari fungsi yang sering digunakan tersebut. Untuk
membantu penjelasannya, perhatikan tabel berikut:
a. Fungsi
Average(…) Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan
data(range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=AVERAGE(number1,number1,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah
range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Untuk mengisi nilai rata-rata
pada contoh diatas, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol
enter. Hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi sel i8 INGAT posisi
penunjuk sel harus berada pada sel i8 sebelum perintah tersebut dilaksanakan.
b. Fungsi Logika
IF(…) Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi
tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan
bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding)
seperti berikut:
Lambang Fungsi
= Sama dengan < Lebih kecil dari > Lebih besar dari <= Lebih kecil
atau sama dengan >= Lebih besar atau sama dengan <> Tidak sama dengan
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika
(logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan
dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan
dilaksanakan. Lihat contoh berikut::
Kolom
keterangan diisi dengan ketentuan, jika status sama dengan K, maka
keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat
diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas
kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh
tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan
tanda kutip. Untuk kondisi IF bertingkat, coba perhatikan rumus untuk mengisi
nilai huruf pada contoh pertama tadi. (kasus nilai mahasiswa)
=IF(H8>=81,"A",IF(H8>=66,"B",IF(H8>=56,"C",IF(H8>40,"D","E")))),
hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan
ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT
MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka
bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”. Coba anda isi,
OK !.
c. Fungsi Max(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data
(range). Bentuk umum penulisannya adalah ; =MAX(number1,number1,…), dimana
number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai
tertingginya. Untuk mengisi sel H16 pada contoh diatas, maka rumusnya adalah
=MAX(H8:H15)
d. Fungsi Min(…)
Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai
terendah dari sekumpulan data numerik. Kita dapat mengisi sel H17 dengan rumus
=MIN(H8:H15).
e. Fungsi Count(…)
Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita
pilih. Pada contoh diatas, range yang kita pilih adalah (H8:H15). Maka dapat
ditulis rumusnya untuk mengisi sel H19 dengan =COUNT(H8:H15).
f. Fungsi Sum(…)
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range.
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana
number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Lihat
pembahasan sebelumnya. Jika berhasil mempraktekkan rumus diatas, maka hasil
akhir dari contoh nilai mahasiswa diatas adalah:
g. Fungsi STDEV(…)
Digunakan untuk menentukan standar deviasi dari suatu data (range). Bentuk umum
penulisan fungsi ini adalah =STDEV(number1,number2,…). Dimana number1, number2
dan seterusnya adalah range data koresponden yang akan dicari nilai standar
deviasinya.
h. Fungsi Var(…)
Fungsi ini digunakan untuk menentukan nilai variance dari suatu data (range).
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =VAR(number1,number2,…). Untuk membantu
penjelasan fungsi left, mid dan right, perhatikan tabel berikut:
i.
Fungsi Left(…) Fungsi left digunakan
untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum
penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan
diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah
karakter yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E3 diatas.
j.
Fungsi MID Fungsi ini digunakan untuk
mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum
pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil
sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char. Untuk jelasnya
pelajari rumus pada sel E4 diatas.
k. Fungsi RIGHT
Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalo fungsi left mengambil
sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter
dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah
=RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya
dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Lihat
rumus pada sel E5 diatas.
l.
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP Fungsi
HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal
(VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini
adalah : =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…) =VLOOKUP(Lookup_value,
Table_array, Col_index_num,…) Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya
hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor
indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks
kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu
kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama
dalam range data tersebut.
kita akan
mengisi kolom Nama Barang dan Nilai barang berdasarkan dari tabel daftar harga
barang. Kita dapat mengisi sel E15 dengan rumus =VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2) dan
sel F15 dengan rumus =C15*VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2). Copylah rumus tersebut
kebawah sampai data terakhir. Untuk menghindari kesalahan pengetikan rumus,
kita dapat menggunakan fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2001
(insert, Pilih menu Insert dan klik Klik sel E15 function),
dengan cara: Pada daftarFunction
sehingga muncul kotak dialok Paste Function.
Function category, klik Lookup & Reference dan pada Function name
klik VLOOKUP lalu klik OK
G. Mengatur
Tampilan
Mengatur tampilan merupakan hal penting
dilakukan, karena dengan tampilan yang lebih baik, maka apa yang kita olah akan
lebih mudah dibaca dan dimengerti. Ada empat hal yang perlu kita atur tampilannya,
yaitu ;
1. Mengatur
Tampilan Data Angka Ada dua cara untuk mengatur format tampilan data
angka ;
a.
Secara langsung (Manual) Secara manual
maksud adalah kita langsung mengetikkan format tampilan angka sewaktu kita
mengetikkan angka itu sendiri. Misalnya kita ingin menggunakan pemisah ribuan
dengan koma(,), maka kita tinggal mengetikkan 500,000. untuk lebih jelasnya
perhatikan tabel dibawah ini:
b.
Menggunakan Perintah Format Cell
Perintah format cell sangat dianjurkan guna mengurangi kesalahan dalam
pengetikan data angka. Ikuti Sorot^langkah-langkah
dibawah ini untuk menggunakan perintah ini;
Pilih dan^terlebih dulu sel atau range yang akan diatur
tampilannya. klik menu Format, Cell atau
cukup dengan menekan tombol Ctrl+1. Maka
Klik tab Number dan pada daftar^akan tampil
kotak dialog format cell. pilihan
Category, pilih kategori format yang diinginkan. Untuk sementara kita pilih
Number. Perhatikan gambar berikut:
Pada tab Decimal place tentukan jumlah digit
angka desimal yang^ ditampilkan,
standarnya 2 digit. Ceklis pada Use 1000 separator(,) jika ingin memberi
pemisah koma (,) pada angka ribuan. Pada daftar pilihan Klik OK untuk^dibawahnya
pilih salah tanda negatif yang diinginkan.
menutup jendela ini. Jika kita memilih katagori Currency atau Accounting,
pilih dan klik lambang uang yang diinginkan pada daftar pilihan Symbol.
2.
Mengatur
Tampilan Data Tanggal
Untuk memasukan data tanggal ini
disesuaikan dengan format tanggal yang berlaku pada windows, standarnya
mm/dd/yy(bulan/tanggal/tahun). Misalnya ingin mengetikkan tanggal 13 Januari
2001, maka cukup diketikkan 01/13/01. Untuk jelasnya ikuti i Letakkan
penunjuk sel diposisi yang dinginkan. ilangkat berikut ;
Ketikkan tanggal yang dinginkan, misalnya tanggal 1 Nopember 2001 Sorotlah sel/range tersebut untuk diubahidengan cara
11/01/01. Pilih dan klik menu Format,
Cell, makaitampilan format
tanggalnya. Pada kotak dialog tersebut,ikotak dialog
format cell akan ditampilkan. Pada tabiklik tab Number
dan pilih Date pada daftar pilihan Category.
Type pilih jenis tampilan tanggal yang dinginkan. Lihat gambar berikut:
Klik OKiPada kotak sample kita dapat melihat hasil
tampilnnya. untuk menutup jendela ini.
Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah
diset tadi.
3.
Mengatur
Tampilan Data Waktu
Data Waktu Sama halnya dengan memasukan
data tanggal, memasukan data waktu juga harus disesuaikan dengan format waktu
pada windows. Untuk melihat format waktu di windows, dapat dilihat pada bagian
kanan bawah dari windows. Defaultnya adalah hh:mm:ss (jam:menit:detik),
misalkan kita ingin memasukkan jam 12 tepat, maka ketikkan 12:00. Untuk lebih
jelas, ikuti langkah-langkah berikut
Ketikkanf Letakkan
penunjuk sel diposisi yang dinginkan. fini :
waktu/jam yang dinginkan, misalnya jam 2 siang lewat 25 menit
dengan Sorotlah sel/range tersebut untuk
diubah tampilan formatfcara 14:25 Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak
dialog formatfwaktunya. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number
danfcell akan
ditampilkan. Pada tab Type pilih jenisfpilih Time pada
daftar pilihan Category. tampilan waktu
yang dinginkan. Lihat gambar berikut:
Klik OK untukfKotak sample
akan menampilkan hasil pilihan anda.
menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah
sesuai dengan format yang telah kita set. Jika ingin menampilkan tanggal dan
waktu sekarang, kita langsung dapat mengetikkan =NOW() pada formula bar, lalu
tekan tombol enter.
4.
Mengatur
Tampilan Data Huruf
Data Huruf/Teks Seperti Word 2000, di
Excel 2000 kita juga bisa mengatur tampilan huruf, apakah cetak tebal, miring,
garis bawah, berwarna merah dengan font Arial, Times New Roman dan lain
sebagainya. Untuk lebih jelasnya, ikuti langkah-langkah berikut Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan
diubah ini : Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan
tombol tampilannya. Pada kotak dialog Ctrl+1. Kotak
dialog format cell akan ditampilkan.
tersebut pilih tab Font, sehingga tampilannya menjadi:
Pilih dan klik nama huruf (Font), gaya
tampilan huruf (Font style), ukuran huruf (Size), jenis garis bawah
(Underline), warna huruf (Color) Klik OK
untuk menutupdan efek khusus lainnya sesuai keinginan kita. jendela ini. Untuk mengatur perataan tampilan
data, dapat dilakukan Sorotlah terlebih
dahulu sel/range yang akan diubahdengan ;
Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan tomboltampilannya. Pada kotak dialogCtrl+1. Kotak
dialog format cell akan ditampilkan.
tersebut pilih tab Alignment, sehingga tampilannya menjadi:
Pilihan Horizontal digunakan untuk memilih
perataan tampilan teks secara horizontal.
Pilihan Vertical digunakan untuk memilih
perataan tampilan teks secara vertikal.
Kotak Orientasi, digunakan untuk mengatur
orientasi/arah perataan data dengan
derajat posisi kemiringanya. Coba anda pelajari bagaimana cara membuat tampilan
berikut:
Klik OK untuk menutup jendela ini.
H. Edit
Data
Dalam materi edit data ini, kita akan
membahas bagaimana caranya menyalin data (copy), memindahkan data (cut),
menyisip baris dan kolom (insert), menghapus baris dan kolom (delete) dan
bagaimana caranya memberi bingkai dari data yang kita buat.
1.
Menyalin
Data (copy)
Menyalin data yang ada pada suatu
sel/range Sorotlahédapat dilakukan
dengan dua cara: 1. Menggunakan perintah Copy
Pilih dan klik menuéterlebih dahulu sel/range yang akan di salin. Pindahkan penunjukéEdit, Copy atau
cukup dengan menekan tombol Ctrl+C.
Pilih dan klik menu Edit, Paste atauésel ke lokasi
yang dinginkan. dengan menekan tombol
Ctrl+V. 2. Menggunakan Mouse Perhatikan tabel berikut:
Asumsi jumlah barang sama. 1. Sorotlah
sel/range yang akan di salin, sebagai contoh sel d3. 2. Arahkan penunjuk mouse
ke Fill Handle (perhatikan tabel) sehingga beubah menjadi tanda plus (+), agak
kecil ukurannya dengan yang sebelumnya. 3. Klik, jangan dilepas, dan geserlah
penunjuk mouse tersebut ke sel yang yang dituju. Untuk contoh diatas sel D6,
baru tombol mouse dilepaskan.
Dengan cara yang sama kita juga bisa
melakukan proses penyalinan rumus. Lihat tabel, Sel F3 merupakan hasil
perkalian dari sel D3 dengan sel E3. Lakukan proses penyalinan data seperti
diatas. Mudah bukan !!!.
2.
Memindahkan Data
(Cut) Seperti menyalin data diatas,
kita juga dapat memindahkan data dengan dua cara, yaitu ; 1.
Menggunakan Sorotlah terlebih dahulu
sel/range yang akan dipindahkan.éPerintah Cut
Pilih dan klik menu Edit, Cut atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+Xé Pilih dan kliké Pindahkan
penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan. é menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V. 2.
Menggunakan Mouse Perhatikan kembali tabel diatas. Kita akan memindahkan tabel
diatas, ke Sorotlah terlebih dahulu
sel/range yang akan di salin.ésel B10. Arahkan
penunjukan mouse ke tepiéSebagai contoh sorotlah range B2:F6. kanan dari data yang disorot tadi. (tepi
kanan kolom F, harus pada range Geserlah
penunjuk mouse tersebut ke sel B10, makaéyang disorot).
otomatis data yang disorot tadi akan berpindah.
3.
Menyisip Baris/Kolom (Insert)
Kadangkala kita ingin menyisip baris/kolom
karena ada data yang tertinggal. Perhatikan kembali tabel diatas.
a. Menyisip Baris
Kita akan menyisip baris pada lokasi baris kelima karena lupa memasukan barang
Motherboar pada lokasi tersebut, Letakkanlah
penunjuk mouse disel mana saja asalàmaka
caranya ; Pilih dan klik menuàberada pada
lokasi baris kelima. (misal sel B5)
Insert, Rows.
b. Menyisip Kolom
Pada saat mengetikan tabel diatas, kita lupa memasukkan kolom satuan setelah
kolom jumlah barang. Untuk mengatasi hal
Letakkanlah penunjukàtersebut ikuti langkah menyisip kolom
berikut: mouse disel mana saja asal
berada pada lokasi kolom yang diinginkan.
PilihàSebagai contoh kolom E, maka letakkakan di sel E.5 atau
E.4 dsb) dan klik menu Insert, Columns.
Jika anda berhasil melakukan proses
diatas, maka hasilnya seperti berikut:
Isilah baris dan kolom tersebut dengan
data yang terlupakan. Tugas Anda : coba pelajari bagaimana caranya
menyisipkan suatu sel.
4.
Menghapus Baris,
Kolom dan Sel (Delete) Untuk manghapus baris,
kolom atau sel yang tidak diperlukan lagi, dapat dilakukan dengan cara ; ®
Sorotlah sel atau range yang akan dihapus. ® Pilih dan klik menu Edit, Delete,
maka kota dialog delete akan ditampilkan seperti berikut:
Pada kotak delete tersebut pilih salah
satu model penghapusan berikut ini: 1) Shift cell left, digunakan untuk
menghapus seluruh isi sel/ range yang disorot dan diganti dengan data pada
baris yang sama yang terletak disebelah kanannya. 2) Shift cell up, digunakan
untuk menghapus seluruh isi sel/ range yang disorot dan diganti dengan data
pada kolom yang sama yang terletak disebelah bawahnya. 3) Entire Row, digunakan
untuk menghapus seluruh isi sel/ range pada baris yang disorot. 4) Entire
Columns, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/range pada kolom yang
disorot. Klik OK untuk menutup ini.
5. Mengetengahkan
Judul Tabel (Merge & Center) Ç Sorotlah judul tabel tersebut sesuai dengan
lebar tabel. (sorot perbaris) Ç Klik icon Merge & Center yang terletak pada
toolbar standar.
6. Memberi Garis
Pembatas (Border) Bingkai atau garis pembatas perlu dibuat agar tampilan dari
data yang kita buat lebih baik dan lebih mudah untuk dibaca. Untuk melakukan
hal ini, ikuti langkat berikut ini : Ç Sorotlah sel/range yang akan diberi
bingkai. Ç Pilih menu Format dan klik Cell atau tekan tombol Ctrl+1, Kotak
dialog format akan ditampilkan. Ç Klik tab Border, maka akan ditampilkan
seperti berikut:
Ç Pada bagian
Preset, pilih salah satu tombol berikut: Ø None, digunakan untuk menghapus
seluruh garis pembatas dan bingkai yang telah ada. Ø Outline, digunakan untuk
membuat bingkai disekeliling sel atau range yang disorot. Ø Inside, digunakan
untuk menempatkan garis pembatas dibagian dalam range. Ø Border, digunakan
untuk memberi garis pembatas, pada bagian yang diinginkan, atas, tengah, bawah,
miring, sebelah kanan, kiri dll. Ç Pada bagian Style, pilih model garis yang
dinginkan. Ç Untuk memberi warna pada garis, pilih salah satu warna yang telah
disediakan oleh Excel 2000 pada tab Color. Ç Klik OK untuk menutup jendela ini.
I. Membuat Tabel dan Grafik
Tabel dan grafik merupakan dua hal yang tak
terpisahkan dalam mengelola data dengan Excel 2000. Berikut ini kita akan
membahas bagaimana cara membuat tabel dan grafik ini. 9.1 Membuat Tabel Pada
materi sebelumnya, membuat garis pembatas/bingkai, sebenarnya kita telah
belajar membuat tabel, tapi pada bagian ini kita akan membuat tabel dengan
memanfaat fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2000 yang dikenal dengan
Autoformat. Dengan fasilitas ini, Excel 2000 telah menyediakan berbagai macam
format tabel, kita tinggal memilih dan memanfaatkannya saja. Berikut cara
menggunakan fasilitas ini : Sorotlah range data yang akan dibuat tabelnya
Pilih menu Format, dan klik AutoFormat, maka kota dialog Auto Format akan
ditampilkan seperti berikut ini:
Gunakan vertikal scroll bar untuk
melihat model tabel lainnya yang disediakan oleh Excel 2000. Klik salah satu
model tabel yang diinginkan. Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka range yang
disorot tadi akan diubah sesuai dengan tabel yang anda pilih.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar